Si vous ne voulez pas que vos équipes finissent leurs réunions sur un smartphon, voici 3 étapes pour faciliter vos rencontres.

Quasiment 1 réunion sur 2 est considérée comme improductive car la plupart du temps, elles sont mal préparées et mal menées. Pour un cadre, ces réunions représentent en moyenne un mois et demi par an. En jeter la moitié à la poubelle est évidemment une énorme perte de temps et d’argent pour l’entreprise et une source de démotivation pour lui. Le gâchis est d’autant plus important qu’il suffit de suivre trois étapes pour éviter cela.

Bienvenue dans le monde des réunions de travail où 44 % des participants finissent sur leur smartphone (enquête OpinionWay, avril 2017). Ce n’est pas étonnant : quasiment 1 réunion sur 2 est considérée comme improductive car la plupart du temps, elles sont mal préparées et mal menées.

Pour un cadre, ces réunions représentent en moyenne un mois et demi par an. En jeter la moitié à la poubelle est évidemment une énorme perte de temps et d’argent pour l’entreprise et une source de démotivation pour lui. Le gâchis est d’autant plus important qu’il suffit de suivre trois étapes pour éviter cela.

Première étape : définir le type de réunion et son objectif

Pour impliquer les participants, vous devez leur donner le sens de la réunion. Commencez par indiquer le type de réunion dont il s’agit.

  • Une réunion pour travailler ensemble et faire avancer un projet ?
  • Une réunion d’information ?
  • Une réunion destinée à prendre une décision ?

Chronologiquement, avant même son sujet, il faut d’abord comprendre la raison d’être de la réunion. Il est fondamental pour les participants de savoir pourquoi ils sont là : en donnant du sens à la réunion, en en faisant un lieu de production et non de distraction, on génère autour d’elle intérêt et motivation.

Une fois le type de réunion mis en évidence, définissez un objectif unique et précis, pas deux, ni trois ! Puis préparez un ordre du jour sous forme de question(s), c’est plus impliquant. Déterminez une durée de réunion et identifiez les personnes concernées. Chacun doit savoir ce qu’il peut apporter à la réunion et ce qu’il vient y chercher, et il est important de verbaliser ces attentes en début de réunion. Dans le cas contraire, le participant aura effectivement l’impression de perdre son temps. Grâce à cette première étape, vous transformerez une réunion vécue comme un agaçant passage obligé en un moment de team building.

Deuxième étape : orchestrer des temps de parole synthétiques

Le paradoxe de la réunion, c’est qu’elle relève à la fois de la chorale et du solo. Si chacun se voit attribuer un temps de parole bien spécifique (le solo), l’exercice global doit servir l’équipe dans un esprit de collaboration et de co-responsabilité. Bref, il s’agit d’apporter sa pierre à l’édifice commun. L’animateur, en chef d’orchestre, a évidemment un rôle capital pour maintenir la cohérence et la qualité de l’ensemble en évitant que les discussions ne s’éparpillent ou ne tournent à l’autopromotion. Pour être efficace en réunion, il ne faut pas prêter le flanc aux digressions : si vous êtes là pour un sujet X, parlez de X, car le sujet Y ne concerne probablement pas la moitié des personnes présentes. Et leur attention perdue sera difficile à regagner… Contextualiser et cadrer est donc essentiel : aux Etats-Unis, la plupart des réunions durent 30 minutes et cela fonctionne très bien.

Mais une fois qu’on a dit cela, comment définir une bonne intervention ? Comme dans un pitch, une intervention en réunion doit permettre à toutes les personnes assises autour de la table de savoir où l’on en est et où l’on va. Le critère principal : être synthétique. Tout le monde se souvient d’une intervention de dix minutes qui aurait pu en durer trois. La règle : ne dire que ce qui compte vraiment. Et ce qui compte vraiment, c’est non seulement ce qui est directement relié au sujet de la réunion, mais surtout ce qui sert véritablement son objectif. Et si un autre objectif émerge pendant la réunion ? Organisez-en une autre… synthétique elle aussi, le but n’étant pas de tomber dans la réunionite aigüe !

Troisième étape : penser plus loin que le moment présent

Une fois sortis de la salle, que fait-on ? Pour ancrer ce qui a été dit et/ou décidé, je vous conseille de prendre systématiquement 5 minutes pour rédiger une courte synthèse de la réunion (synthèse collective pour la personne en charge de l’animation, individuelle pour les participants). Là encore, soyez concis : trois à cinq bullet points suffisent amplement, pas besoin de rédiger un roman ! L’idée, c’est d’avoir une base opérationnelle pour bien initier les étapes suivantes.
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Souvenez-vous qu’une réunion n’est pas une photographie statique du présent de l’entreprise. Elle doit se projeter dans son futur et constituer un “call to action”. Partagez le compte-rendu collectif avec vos collaborateurs pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde et, avec tous ces conseils, dites adieu aux réunions improductives qui finissent sur un smartphone !

Eric Salomon, publié le 21 janvier 2020 par JDN
A7Ressources aimerait vous dévoiler le secret des réunions gagnantes.

 

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