LÉGENDE DES DÉLAIS À RESPECTER POUR LA GESTION DES COURRIELS & DU TEMPS

Dans l’optique de standardiser les procédures internes, afin que les membres d’une même équipe de travail convergent vers des objectifs communs, VOICI UN TABLEAU SIMPLE À METTRE EN PLACE & EFFICACE.

A7ressources le partage avec vous afin de vous offrir l’opportunité d’arrimer vos attentes et celles de vos collaborateurs. Conduire des projets collégialement avec brio passe par une gestion des priorités claire et pertinente : tout ne peut pas être urgent. En tant que gestionnaire, vous ne pouvez pas tout mener de front !

Voici des codes à apposer au début de l’objet de chacun de vos courriels internes : un peu de discipline pour vous et votre équipe, en échange d’un gros gain en efficacité !

Cela guide sur votre vision et celle de vos collaborateurs sur l’importance ou l’urgence des courriels à traiter. Imaginez lorsque vous êtes en déplacement, ne plus avoir à gérer un volume considérable de courriels, quel soulagement ! Consacrez-vous aux courriels internes dont les objets comportent « OPC ou P1 » et vous devenez un gestionnaire agile et collaboratif.

Codes des priorités et délais

OPC Urgent = Action requise immédiatement, dans l’heure après lecture du courriel*
P1 = Urgent à compléter dans la journée
P2 = À compléter dans les 48hrs
P3 = À compléter dans la semaine
P4 = À compléter dans le mois
P5 = À compléter dans le trimestre
P6 = À compléter dans l’année
P7 = Important mais pas urgent

Il est important de mettre ces symboles au début de l’objet du courriel, avant le reste de l’objet !

*La fonction Outlook « drapeau rouge-suivi » peut aider à s’en assurer.

NB 1 : Relire tous vos courriels OPC et P1 avant de répondre, certains concernent le même dossier.
NB 2 : Lorsqu’on donne un dossier en main, il ne faut surtout pas oublier d’insérer sur le document la date à laquelle la tâche a été donnée et vous pourrez aussi adopter ces codes!
NB 3 : Dans le cas « OPC », pourquoi pas envoyer un message texte aux personnes concernées une heure après envoi si vous constatez que rien ne semble avoir bougé ?
NB 4 : Attention, tout ne peut pas être considéré comme OPC ou P1, cela reflèterait une gestion «dernière minute» de votre part.
NB 5 : Attention aux avertisseurs sonores (Outlook, téléphone intelligent) : ils déconcentrent