Synthèse des tables rondes de l’événement pep – 7 mai 2018

« Comment parvenez vous, dans votre quotidien au bureau, à réduire (ou à éliminer?) les éléments chronophages (croqueurs de temps, surabondance de courriels, interruptions, collègues ou collaborateurs nécessitant beaucoup d’encadrement, mémérage ou erreurs de compréhension/interprétation faisant perdre du temps et de l’énergie, allers-retours de boites vocales, etc…) ? »

• Respecter le temps dédié aux réunions et prendre connaissance de l’ordre du jour pour aller droit au but
• Espacer les rdv avec du temps libre pour soi et séduler le nombre d’heures par semaine sans interruption
• Se fixer 3 objectifs et 3 tâches à déléguer
• Réserver la première heure et demie pour la tâche la plus difficle et ensuite se réserver 5 minutes de relaxation (yoga, méditation…)
• Organiser ses tâches quotidiennes par blocs de temps, en ordre d’urgence
• Utiliser Calendly, qui donne accès uniquement aux plages horaires disponibles dans l’agenda de la personne et qui permet au collaborateur de réserver lui-même le rdv.
• Utiliser Doodle pour des réunions à plusieurs personnes
• Employer le téléphone après 2 courriels
• Faire du télétravail pour gérer des projets nécessitant plus de concentration
• Connaître le nombre de personnes attitrés à telle et telle tâche (qui fait quoi)
• Faire preuve de créativité tout en faisant appel à des tâches cartésiennes et solliciter son cerveau gauche
• Se garder du temps pour la gestion de courriels
• Utiliser des réponses automatiques pou les courriels
• La présence de chacun doit être justifitée et pertinente à une réunion. Nul besoin de convoquer 3 personnes du même département quand un seul peut représenter le département. Bref, s’assurer de la pertinence des renconcontres auxquelles on assiste.
• Savoir qui envoyer à notre place (par défaut d’y être) dont la présence serait tout autant pertinente.
• Faire débuter les réunions à l’heure prévue et minuter chaque sujet abordé
• Assigner des rôles au sein d’une réunion: une personne pour organiser et gérer la réunion et une autre pour surveiller le temps
• Prioriser les sujets à l’agenda et les séduler aux prochaines réunions
• Prioriser les rencontres régulières / “quick meeting” avec les employés pour donner du feedback ou faire passer des messages rapidement
• Faire savoir de manière claire les périodes “ne pas se faire déranger” par des blocus (écouteurs de musique), courriel ou des symboles (toutou)
• Se limiter à 2 outils de travail et à un seul calendrier
• Événements team-building pour créer de nouveaux échanges entre collègues, mieux communiquer etc.