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Télétravail

Gérer  dans le contexte du Covid-19 est l’équivalent de gérer en temps de crise. Dans cet article, vous trouverez des conseils de base pour une planification du télétravail.

Nous sommes en guerre ” et ” le combat ne fait que commencer “. Aux grands maux les grands moyens… Adoptons les grands principes du management de crise pour gérer dès maintenant le pendant et l’après Covid 19, en misant sur la force de l’individu et la puissance du collectif.

Les habitudes ont décidément la vie dure. Pourquoi, en pleine crise, tendons-nous à faire perdurer tout ce que nous connaissons de l’ancien monde ? Je dis ancien car il y a forcément un avant, un pendant et un après le COVID-19. A l’heure du confinement, les équipes s’efforcent de dupliquer – avec plus ou moins de succès – leur manière de faire et de travailler d’avant la crise, avec les moyens et ressources dont elles disposent habituellement. Au point d’en oublier le sens de leur fonction initiale dans l’entreprise de même que les perspectives à déployer à l’aube de cette ère nouvelle. D’où une impression de pédaler dans le vide.

Par définition, une crise est un état transitoire entre deux périodes d’équilibre. Elle mène au changement. Elle permet de tirer des enseignements en termes de méthodologie, d’organisation, de gestion humaine et de soi-même dans une vision prospective. Elle pousse à adapter voire réinventer sa manière de travailler. Notez que, pour les Chinois et les Japonais, le mot crise est constitué de deux idéogrammes : Wei (danger) et Ji (opportunité). La crise du Covid-19 constitue ainsi une opportunité de déclencher une prise de conscience individuelle et collective pour un monde meilleur.

Adopter les bons réflexes du management de crise

Il est certes difficile de faire dans la positive attitude actuellement tant l’épreuve que notre humanité est en train de vivre submerge notre monde et notre vie. Beaucoup d’excellents managers se retrouvent aujourd’hui dans une impasse. Comment gérer leur vie entre angoisse personnelle, scolarité à assurer pour les enfants, soutien auprès de leurs proches, équipe à soutenir et à faire perdurer dans ses objectifs ? Ce sont autant de challenges à assurer dans un environnement hostile, entre la peur et le confinement. Comment retrouver des boussoles dans ce nouvel environnement ?

Demain se prépare aujourd’hui. Empruntons au management de crise les bons réflexes. Parmi lesquels : l’anticipation (des risques et leur maîtrise), la confiance, la coordination de l’action, un discours rassurant et cohérent relayé par des outils pertinents, la conservation d’un même niveau d’exigence et un état d’esprit positif et toujours pédagogique. Ces conseils sont valables tant au niveau d’un gouvernement, d’une entreprise que d’un individu.

Miser sur la force de l’individu : prendre soin de soi pour prendre soin des autres

Nous sommes en environnement hostile. Notre cerveau, notre corps et notre cœur sont malmenés. Faire attention à son équilibre est vital. Tout comme savoir dire non aux tensions et aux relations toxiques. Même si c’est clairement difficile à entendre pour un dirigeant ou un manager engagé, il est recommandé de ne pas travailler sur écran au-delà d’un ressenti de tensions. Faire idéalement des séquences de 2h à 3h, particulièrement si vous travaillez en appartement en ville et que vous ne pouvez vous oxygéner. Le corps et l’esprit doivent tenir dans la durée ! Il est inutile d’agresser votre système interne davantage qu’il ne l’est dans le contexte actuel.

Vous devez gérer vos peurs, faciliter un système relationnel pour ceux qui sont confinés en famille et l’isolement pour ceux qui sont seuls, et pour couronner le tout l’enfermement physique et psychologique. Voici quelques bonnes pratiques pour vous sentir au mieux dans ce contexte. Elles sont inspirées d’Henrietta H. Fore’s, directrice de l’Unicef :

  • Conserver des routines quotidiennes et en créer des nouvelles pour s’assurer de son bien-être dans la durée, par exemple avec une routine de 30 minutes de sport et une verbalisation des gratitudes en fin de journée.

  • Rester connectés, avec son entourage et prendre soin de ses relations. Par exemple en mettant en place des plages horaires pour accompagner l’école à la maison, chanter, danser en famille ou en visioconférence pour ceux qui sont seuls.

  • Profiter de faire ce que l’on aime ou partir le découvrir (lecture, écriture, musique, cuisine, sport,…C’est le moment où jamais de prendre ce temps.

  • Verbaliser et/ou écrire ses inquiétudes, ses peurs et préoccupations pour l’extérioriser. Chaque jour un peu, dans un carnet secret ou seul près d’un arbre

  • Penser à tout ce qui est positif : verbaliser nos gratitudes, regarder les bonnes choses de la vie.

Prendre soin de soi nécessite de se questionner en permanence sur ce qui est écologique pour soi ou pas, sur ses besoins pour se sentir bien et en sécurité.

S’appuyer sur la puissance du collectif : prendre soin de son équipe, encore plus à distance

L’équipe se voit forcément perturbée par la crise, d’autant plus dans un contexte de distanciation sociale. Le système et la dynamique collective est modifiée de manière relationnelle et opérationnelle. En référence à l’approche systémique ORSC (Organisation and Relationship Systems Coaching), prenez un moment pour regarder d’en haut ce qui change dans le système humain et relationnel de l’équipe.

De plus, des réactions physiologiques en environnement hostile se mettent en place et alimentent le collectif : fuite (j’évite d’être en contact, je fuis les collaborations), paralysie (je n’arrive pas à avancer, je n’arrive pas à passer à l’exécution), attaque (j’agresse l’autre).

Le premier enjeu du manager consiste à poser un espace d’échange et de co-construction sur “le but de ce collectif et le comment travailler ensemble maintenant“. En voici les étapes principales :

  1. Accueillir la période de crise : s’arrêter pour accueillir l’instant présent et découvrir autrement la relation. Ouvrir des espaces de parole pour mieux apprivoiser l’angoisse et l’enfermement, caisse de résonnance collective. Il s’agit aussi de co-construire notre nouvelle manière d’être et de travailler ensemble.
  2. Créer un nouvel espace de travail et de collaboration, c’est s’accorder un temps de co-travail sur “le Pourquoi et le Comment”, s’arrêter pour co-construire ce que va porter et faire l’équipe, tout en tenant compte du contexte de crise et du contexte de chacun. Dans le comment, la qualité des relations est à regarder de près, à faciliter et mettre en confiance. Le rôle du manager va être de faire en sorte que l’humain se rencontre et se soutienne.
  3. Donner un but ou un cap : le rôle du leader consiste ici à rassurer, et non à diluer, avec un cap ou une vision claire. Et cela ne doit pas aller chercher trop loin, un simple “maintenir notre équipe en relation et réaliser notre contribution pour les autres équipes pendant cette période de crise” peut suffire. Identifier les priorités d’exécution permettra aussi d’apporter de la clarté.
  4. Planifier les rituels où l’humain se rencontre : consacrer un moment hebdomadaire ou bi-hebdomadaire, virtuels dans le cadre du Covid-19, afin de synchroniser les équipes. Zoom, Skype, Facetime, WhatsApp… : à l’entreprise et aux équipes de trouver l’outil approprié et la bonne plateforme de communication.
  5. Faire place à la verbalisation des ressentis, des préoccupations et des besoins de chacun : initier un temps lors des points virtuels de rencontre sur “comment je me sens et comment se passe pour moi le contexte ?” ou encore “quelle est ma météo du jour ?“. L’idée est d’explorer les besoins et préoccupations de chacun afin d’éviter les freins et points de blocage éventuels dans la réalisation du collectif.

Ces essentiels du management à distance adapté en temps de crise ont pour but de développer un climat de travail apaisant et la confiance au sein de l’équipe, condition sine qua non pour sortir grandi de cette crise.

Nelly Dubout, publié le 1er avril 2020 par JDN
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