Si vous travaillez dans une entreprise du « surengagement », apprenez à comment tourner en avantage la gestion de projets, en modèle multi-équipe.

En théorie, travailler au sein de plusieurs équipes de manière simultanées présente de multiples avantages. En pratique, cela peut se révéler beaucoup moins productif que prévu.

De nos jours, peu de gens ont le luxe de pouvoir ne travailler que sur un seul projet à la fois. La plupart d’entre nous doivent jongler avec les demandes simultanées de plusieurs équipes. En théorie, ce modèle « multi-équipe » offre plusieurs avantages.

vous pouvez :

• mettre votre expertise à profit là où (et au moment où) elle est la plus utile,

• faire bénéficier d’autres équipes de vos connaissances,

• passer d’un projet à un autre en cas de temps mort, eux qui sont si coûteux pour l’entreprise.

La réalité est cependant beaucoup plus complexe, comme le montrent les études que nous menons depuis quinze ans. Pour beaucoup de gens, se trouver tiraillé entre différents projets est très stressant et moins productif que la théorie ne le donne à penser. Passer d’une tâche à une autre est non seulement chronophage, mais aussi énergivore et dommageable en termes de concentration. De plus, on tient généralement un rôle différent dans chaque équipe – peut-être êtes-vous en position de leader dans l’une et simple participant junior dans une autre – ce qui implique différents niveaux de responsabilité, mais aussi une capacité variable à mobiliser les ressources nécessaires quand le temps presse. Chaque équipe a sa propre culture avec ses jeux de relations, ses routines, ses symboles, ses plaisanteries, ses attentes et un degré donné de tolérance à l’ambiguïté. Autant d’éléments qui consomment de l’énergie. Et à moins de négocier et de planifier votre contribution dans chacune d’elles, vous risquez de vous retrouver à répéter sans cesse les mêmes tâches au détriment de votre propre développement.

Comment gérer son temps, son niveau de stress et son évolution quand on fait partie de plusieurs équipes ?

Et comment rester concentré sur ce qui est le plus important ?

Commencez par un peu de planification et suivez quelques règles simples :

1 – Priorisez et séquencez votre travail

Prenez de la hauteur. A trop se concentrer sur l’ordre du jour, on est dans la réaction, en mode « lutte contre les incendies ». Prévoyez de faire un point régulier sur l’avancement de tous vos projets et prenez note des étapes cruciales. Soyez proactif en identifiant les moments décisifs, ce qui vous permettra de mieux gérer votre temps et les attentes d’autrui. Le rythme et les exigences de chaque projet détermineront la fréquence idéale de ces points d’étape tandis que le style de management et la position hiérarchique des parties prenantes contribueront à établir les priorités en dernier ressort.

Séquencez de façon stratégique. Plutôt que de jongler avec plusieurs choses à la fois, concentrez-vous intensément sur une tâche donnée. Commencez par celle qui demande le plus de concentration, et portez-y toute votre attention. Dressez une liste précise des résultats à atteindre sans faute, définissez les actions à mener pour parvenir auxdits résultats et ne déviez sous aucun prétexte du chemin que vous vous êtes tracé. Les études montrent que les pensées liées à un projet dont vous vous occupiez juste avant, les résidus d’attention, polluent votre espace mental si bien que moins vous papillonnerez durant la journée, mieux ce sera. Si c’est impossible, tâchez de coordonner et de regrouper les tâches. Par exemple, si vous savez que vous allez être coupé dans votre élan de manière aléatoire par divers appels téléphoniques, attelez-vous à des tâches qui peuvent être interrompues à n’importe quel moment.

2 – Définissez et communiquez vos attentes

Protégez-vous. Quand vous êtes concentré sur une tâche prioritaire, trouvez un échappatoire mental aux intrusions. Par exemple, lorsque j’écris (ce qui me demande un maximum de concentration), j’active une réponse automatique aux e-mails que je reçois pour faire savoir que je ne les lirai pas jusqu’à une certaine heure de la journée, et j’y joins mon numéro de téléphone portable en cas d’urgence. En indiquant à vos interlocuteurs qu’ils ne doivent pas attendre de réponse immédiate de votre part, vous vous dégagez du temps pour rester concentré tout en les rassurant : vous leur prêterez attention plus tard. Joindre votre numéro de téléphone prouve que vous êtes disposé à répondre mais obligent aussi vos interlocuteurs à réfléchir à deux fois à la véritable urgence de leur demande.

Consignez vos progrès et parlez-en. Savoir que les choses avancent rassure les chefs d’équipe et leur donne le sentiment de contrôler la situation. Quand des problèmes surgissent, anticipez. Plus tôt vous direz « j’ai un empêchement et je vais peut-être avoir du mal à remplir mes objectifs à 100 % », plus vos supérieurs seront enclins à vous faire confiance. Un collaborateur expérimenté que nous avons interrogé dans le cadre de nos recherches nous a confié que, quand les membres de son équipe le sollicitait, il se contentait bien souvent de répondre « je m’en occupe ». Aussi courte soit-elle, cette réponse lui permet d’accuser réception et indique à ses collègues qu’il reviendra vers eux ultérieurement, quand il aura plus d’informations à communiquer.

3 – Optimisez votre développement

Apprenez à vous connaître. Faire partie de plusieurs équipes a un gros inconvénient : cela limite votre « temps d’exposition » aux experts dans différents domaines et réduit d’autant vos chances d’apprendre d’eux et de les impressionner. Quand on est sous pression, on est tenté de ne s’investir que dans des sujets parfaitement maîtrisés plutôt que dans l’apprentissage et le développement personnel. C’est à vous de définir vos objectifs en la matière et la façon de les atteindre. Identifiez les membres de l’équipe avec lesquels vous souhaitez davantage interagir et formulez clairement vos objectifs de développement, tant auprès de votre chef que des experts en question.

Forcez-vous. Après avoir défini vos objectifs de développement, consacrez du temps à l’apprentissage en tant que tel. Les études montrent qu’un facteur déterminant de l’apprentissage est le temps passé à réfléchir à de nouvelles informations et à les intégrer, un défi quand on travaille pour plusieurs équipes et qu’on doit passer d’un projet à un autre en minimisant les temps morts autant que possible. Il vous faut donc programmer intentionnellement et ouvertement des plages horaires dédiées à la réflexion, sans pour autant exagérer et devenir, ce faisant, un goulot d’étranglement ; assurez-vous juste que les membres de vos équipes considèrent ces temps de réflexion comme du « vrai travail ».

Compte tenu de l’attrait financier significatif que représente ce mode d’organisation, faire partie de plusieurs équipes à la fois est devenu monnaie courante partout dans le monde, en particulier chez les travailleurs du savoir, et ce en dépit du stress occasionné et des risques que cela pose. Si vous travaillez dans une de ces entreprises du « surengagement », il vous appartient de faire les compromis nécessaires pour tourner cette situation à votre avantage.

Mark Mortensen, Heidi K. Gardner, publié le 14 octobre 2019 par Harvard Business Review France

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