Une réalité qui s’impose alors autant s’améliorer et se défaire de mauvaises habitudes virtuelles !

Congrès, réunions, colloques : certains restent virtuels…Avez-vous adopté les meilleures pratiques ou avez-vous composé avec les urgences en faisant de votre mieux ? Si le deuxième énoncé vous correspond, améliorer vos façons de faire représente un tremplin pour mieux passer vos messages et mieux vous positionner !

Prêt.e à monter en compétence ? Voici quelques conseils qui feront la différence. À vous de pratiquer afin que vos interventions virtuelles impressionnent, que vos messages passent bien et que le transfert de connaissances d’effectuent 😊

Alors, comment dynamiser vos événements à l’ère du virtuel ? 

Un scénario à repenser

Quel est le parcours du participant lors d’un événement, d’une présentation ou d’une formation en virtuel ?  De fait, le scénario d’une intervention virtuelle diffère de celle effectuée en présentiel.  L’intervenant (quel que soit son rôle : modérateur, animateur, présentateur, formateur, etc..) doit penser à soigner ses supports de communication et rendre la présentation plus interactive. Pour engager les participants, vous avez plus de concurrence en parallèle : gestion de la messagerie, clavardage, dossiers travaillés en même temps que se déroule votre présentation. Jamais cette compétition ne serait aussi forte en présentiel ! Pensez que vous pouvez être relégué.e très facilement au second plan…

Que faire afin que votre intervention soit priorisée ?

Dans cette perspective, il s’agit de stimuler l’engagement des participants dès le début !

L’introduction et la conclusion constituent deux moments de vérité, comme dans une expérience-client. Il s’agit donc de les soigner particulièrement ! Réfléchissez bien sur votre choix des mots : intelligibles, positifs, contenant des bénéfices afin de les inciter à écouter ce qui suit !

Le modérateur, un rôle de référence important au sein du groupe

Quel style d’animation convient mieux au profil du groupe afin qu’émerge un climat favorisant la participation de tous et stimule les interactions?

Le modérateur exerce des fonctions d’hôte social; en quelques minutes, il doit introduire le sujet et le ou les conférencier.s, cela avec efficacité pour le maintien de la participation.  Être souriant et dynamique; la mission du modérateur consiste à veiller à ce que chacun des participants puisse bien suivre et demeure motivé.   De plus, le modérateur invite les participants à poser leurs questions. 

7 conseils parmi tant d’autres :

1. En premier-lieu, gardez à l’esprit que votre communication en mode virtuel suit des principes semblables à celle en présentiel ou par téléphone : le non-verbal (respiration, les positions du corps & de la tête, les gestes et les “micro-gestes”, c’est-à-dire le changement de couleur de certaines parties du visage, le changement de forme de la bouche, des yeux, des narines, etc.. Soit 55 % du message reçu en face à face*) et le paraverbal (rythme de la parole, de sa force, de sa rapidité, du timbre de notre voix, de sa mélodie… Soit 38 % du message reçu en face à face*) jouent un grand rôle…
   Afin de garder vos participants engagés, modulez votre intonation un peu plus qu’habituellement (mettre l’emphase sur des lexèmes-groupes de mots) et ralentissez votre débit pour ceux qui ont tendance à parler trop vite, et ceci est d’autant plus important dans un contexte interculturel.
2. Interpelez les internautes, posez des questions (en guidant comment la gestion des prises de questions se fera : main levée ? micro ?) ou nommez un participant par son prénom tout simplement en lui demandant son avis ! Si applicable, cela mobilisera le reste de l’équipe 😊
3. Facilitez les interactions par des outils : tableau blanc, mises en situation en sous-groupes, party de neurones (MD)
4. Alternez les formats : partage d’écran, échanges, salles plénière et passez en salles avec des sous-groupes virtuels…Lorsque vous présentez dans un espace physique, il est bon de changer toutes les 12 min…Dans un contexte virtuel, allez-y toutes les 10 min !
5. Proposez de courtes pauses de 10 mins toutes les heures ou heures et demies car les présentations virtuelles fatiguent : le cerveau cherche à décoder le maximum d’information et en virtuel, cela va vite d’autant plus que les participants naviguent en parallèle…

6. ReCréez un sentiment communautaire : vous vivez une expérience virtuelle oui mais en groupe ! Ainsi, en dépit de l’absence du lieu physique commun à partager lors d’un événement en présentiel, les participants doivent découvrir que la création et le développement d’une vie de groupe est possible dans l’espace virtuel. Comment recréer l’intimité des événements en présence afin de maintenir la mobilisation des participants?  Comment donner le goût aux participants d’assister à cet événement jusqu’au bout? 
7. Offrez de la vitamine P pour « Plaisir ». Le sourire, élément non-verbal primordial, l’humour, les rebondissements, les impondérables bien gérés sont vos alliés de poids lors d’intervention virtuelles…

Pour conclure

Le modérateur donne la bonne orientation dès que s’amorce l’événement.  Ainsi, de par son attitude, il aide le groupe à développer une atmosphère positive, immersive et coopérative tout au long de l’activité virtuelle.  Enfin, le modérateur est la personne faisant le lien entre les participants et le ou les conférencier.s. 

Être modérateur, c’est avant tout donner vie à l’événement virtuel, créer de l’action et dynamiser le groupe. Votre rôle va conditionner la satisfaction des participants, préparez-vous avec soin et pratiquez, pourquoi pas en vous filmant et en invitant un spécialiste à vous accompagner ? Dernier clin d’œil : en ayant intégré les 7 conseils, vous êtes sur la bonne voie-voix, pensez à rester naturel car vous aurez mis toutes les chances de votre côté !

Humainement vôtre,

*Notre expérience chez A7 tend à vous sensibiliser sur l’augmentation du para-verbal dans un contexte d’intervention virtuelle.

Liens

http://extranet.puq.ca/media/produits/documents/92_9782760516632.pdf

https://www.brigade-numerique.ca/evenement-virtuel

https://www.national.ca/fr/perspectives/detail/comment-dynamiser-vos-evenements-a-l-ere-du-virtuel/

https://happening.ca/organisation-evenement-virtuel-les-bases/

https://communagir.org/nouvelles/des-outils-pour-des-rencontres-en-ligne-reussies/

https://www.evenement.com/guides-professionnels/reussir-evenement/roles-du-moderateur-virtuel/

https://cimbcc.org/je-participe-a-une-presentation-virtuelle-les-dix-commandements-pour-zoom